01
Wissensdatenbank prüfen
Nach dem Setup erzeugt Coolblack eine erste Wissensbasis. Diese ist ein Startpunkt, keine Freigabe für den Live-Betrieb.
- Öffnungszeiten, Adresse, Leistungen, Preise und häufige Fragen kontrollieren.
- Falsche oder unklare Einträge direkt bearbeiten.
- Fehlende Pflichtinformationen ergänzen, bevor echte Kunden anrufen.
02
SIP-Telefonnummer verbinden
Für echte eingehende Anrufe muss eine SIP-Nummer hinterlegt und dem richtigen Agenten zugewiesen sein.
- SIP-Zugangsdaten des Telefonanbieters eintragen.
- Nummer einem eigenen Agenten zuweisen, nicht dem Demo-Agenten.
- Auf den Status „verbunden“ achten und anschließend einen Testanruf machen.
03
Kalender und Öffnungszeiten
Termine funktionieren nur sauber, wenn Kalenderzugriff und Terminregeln zusammenpassen.
- Kalenderfreigabe in iOS erlauben.
- Öffnungszeiten und Termindauer im Agenten prüfen.
- Die Termin-Fähigkeit aktivieren und mit einem echten Beispielsatz testen.
04
Fähigkeiten aktivieren
Der Agent bekommt seine Werkzeuge pro Agent. Für den Live-Betrieb sind meistens Wissen, Kalender und Weiterleitung relevant.
- Wissenssuche aktivieren, damit Fragen aus der Wissensbasis beantwortet werden.
- Kalender aktivieren, wenn der Agent Termine buchen soll.
- Rückruf oder Erinnerungen aktivieren, wenn Aufgaben nach dem Anruf entstehen sollen.
05
Rufweiterleitung einrichten
Wenn der Agent an Verkauf, Support oder eine Notfallnummer übergeben soll, müssen Weiterleitungsziele hinterlegt sein.
- Ziele mit klaren Namen und Telefonnummern anlegen.
- Weiterleitung unter Fähigkeiten aktivieren.
- Optional Kalenderprüfung nutzen, damit nur weitergeleitet wird, wenn jemand verfügbar ist.
Tipp
Kostenlose Festnetznummer als Geschäftsnummer
Viele Handytarife enthalten eine kaum bekannte zweite Nummer: eine echte Festnetznummer mit Ortsvorwahl, die auf demselben iPhone klingelt. Bei o2 und in den Vodafone-GigaMobil-Tarifen ist sie meist kostenlos enthalten, bei der Telekom als kleine Zusatzoption buchbar.
- In der App des Mobilfunkanbieters aktivieren (z. B. „Mein o2“ oder „MeinVodafone“).
- Die Festnetznummer auf Website, Google-Profil und Visitenkarte angeben — die private Handynummer bleibt privat, und die Ortsvorwahl wirkt für Kunden vertrauter.
- Rufumleitung wie in Schritt 05 einrichten: Der Agent übernimmt alle nicht angenommenen Anrufe — egal, welche der beiden Nummern angerufen wurde.
- Gut zu wissen: Eine Rufumleitung gilt immer für beide Nummern gemeinsam — getrennt einstellen geht nicht.
06
Internet und Telefonie testen
Gutes Internet ist für Push, SIP, Spracherkennung und Online-Stimmen wichtig. Bei Problemen lohnt der Vergleich zwischen WLAN und Mobilfunk.
- VoIP-Verbindungstest in der App starten.
- Bei schlechtem WLAN kurz Mobilfunk testen.
- Wenn Anrufe nicht ankommen, SIP-Status und Push-Test prüfen.
07
Support-Bericht senden
Wenn etwas wiederholt nicht funktioniert, senden Sie den Bericht direkt aus der App. Das hilft, Netzwerk-, SIP-, Audio- und App-Zustand einzuordnen.
- In der App: Hilfe & Start -> Support-Bericht senden.
- Der Bericht maskiert Telefonnummern, Tokens, API-Keys und Passwörter.
- Gesprächsinhalte werden standardmäßig nicht in den Bericht geschrieben.
Bericht per E-Mail senden